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Unternehmen sollten den Einsatz von Truvio AP Automation in Betracht ziehen, wenn das Rechnungsvolumen steigt, Genehmigungsabläufe sich verlangsamen oder manuelle Prozesse in der Kreditorenbuchhaltung zu Fehlern und Engpässen führen. Das Tool ist besonders wertvoll für Business Central-Kunden, die Kontrolle, Transparenz und Effizienz verbessern möchten, ohne dabei die Komplexität zu erhöhen oder externe Systeme einzubinden.
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Wo die Zeit für AP in Business Central hingeht, und wie Truvio sie zurück erobert
Die Verbuchung ist selten das Problem. Die Arbeit, die die Kreditorenbuchhaltung ausbremst, findet statt, bevor eine Rechnung überhaupt im Hauptbuch landet.
Rechnungen neu eingeben
Rechnungen gehen als PDF-Dateien, Scans und elektronische Rechnungen ein. Truvio erfasst sie und liest Lieferanten, Beträge und Daten aus, sodass niemand sie manuell in Business Central eingeben muss.
Auf der Suche nach Genehmigern
Genehmigungen verzögern sich in E-Mail-Verläufen. Truvio leitet jede Rechnung gemäß Ihren Regeln an den richtigen Genehmiger weiter – mit der Rechnung, dem Betrag und der Kontierung in einer Ansicht.
Abweichungen bei Bestellungen
Preis- und Mengenabweichungen treten zum Zeitpunkt der Zahlung zutage. Truvio gleicht Rechnungen zunächst mit Bestellungen und Wareneingängen ab, sodass nur echte Ausnahmen an Sie weitergeleitet werden.
Fragen zum Status
Lieferanten rufen an und Manager fragen nach. Jede Rechnung verfügt in Business Central über einen aktuellen Status und eine vollständige Historie, sodass die Antwort nur Sekunden dauert und keine Suche erforderlich ist.
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Vom Posteingang bis zur versandten Rechnung – direkt in Business Central
Vier Schritte in einem System. Ihr Team wird erst dann tätig, wenn eine Entscheidung zu einer Rechnung getroffen werden muss.
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1. Erfassung:
Rechnungen gehen per E-Mail ein – als PDF-Dateien oder in strukturierten E-Rechnungsformaten. Wichtige Felder werden extrahiert und mit Ihren Business Central-Daten abgeglichen, noch bevor jemand die Rechnungen öffnet. Truvio unterstützt zudem E-Invoicing in Business Central.
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2. Abgleich
Rechnungen werden anhand von Ihnen definierten Regeln mit Bestellungen und Wareneingängen abgeglichen. Rechnungen, die übereinstimmen, werden direkt weitergeleitet. Rechnungen, bei denen kein Abgleich möglich ist, werden mit dem Grund gekennzeichnet.
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3. Genehmigung
Ihre Regeln legen fest, wer was genehmigt. Genehmiger sehen das Rechnungsbild, die Kontierung und den Betrag auf einen Blick und genehmigen mit einem Klick.
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4. Verbuchung
Genehmigte Rechnungen werden direkt in Business Central verbucht. Es entfällt die erneute Eingabe und doppelte Bearbeitung, und jede Aktion wird zu Prüfungszwecken protokolliert.
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Automatisierte Abgleich- und Genehmigungsworkflows
Rechnungen werden anhand Ihrer vordefinierten Regeln automatisch mit Bestellungen und Wareneingängen abgeglichen. Truvio leitet die Rechnungen anschließend durch konfigurierbare Genehmigungsworkflows weiter und stellt so sicher, dass sie zur richtigen Zeit die richtigen Genehmiger erreichen. Das beschleunigt Genehmigungen, reduziert Engpässe und gewährleistet die vollständige Einhaltung interner Kontrollen und Prüfungsanforderungen.
Transparenz bei Buchung, Nachverfolgung und Prüfung
Nach der Genehmigung werden Rechnungen direkt in Business Central verbucht, ohne dass eine erneute Eingabe oder doppelte Bearbeitung erforderlich ist. Finanzteams können den Rechnungsstatus in Echtzeit verfolgen und auf vollständige Prüfpfade für jede Aktion zugreifen. Das verbessert die Transparenz, unterstützt Prüfungen und hilft Ihrem Unternehmen, verspätete Zahlungen und verpasste Rabatte zu vermeiden.